Cómo actuar para sacar el mejor partido a la nueva ley de secretos empresariales

Con la entrada en vigor de la Ley de secretos empresariales en nuestro país, son muchas las empresas y organismos públicos de investigación que están afrontando un proceso de auditoría interna para conocer cuál es el estado actual de protección de la información confidencial estratégica en sus organizaciones

Una de las principales vulnerabilidades que se detectan deviene del desconocimiento de la figura jurídica de los secretos empresariales, siendo por ello, el diseño de un programa de formación, una de las primeras recomendaciones a implantar.

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Las sesiones formativas habrán de estar encaminadas a sensibilizar y concienciar a trabajadores y colaboradores de la entidad acerca de la relevancia de respetar el deber de guardar confidencialidad respecto a todo conocimiento innovador, competitivo o estratégico que sea generado o gestionado en la organización, ya sea propio o de terceros, para disminuir el riesgo de prácticas desleales de apropiación, uso o divulgación.

Junto con la sensibilización se hace necesario, el establecimiento de una política de gestión de secretos empresariales que contemple de manera sistematizada la adopción de una serie de medidas organizativas, legales y técnicas encaminadas a garantizar la integridad y confidencialidad de la información reservada relevante en la entidad.

La política de secretos empresariales se acompañará de un sistema de gestión, en el que se defina los protocolos de actuación que permitan la identificación, clasificación, protección, explotación y defensa de aquel conocimiento e información que forme parte del patrimonio de secretos de la organización.

Uno de los problemas a los que se enfrentan las empresas es la dificultad por identificar y clasificar la información que pueda ser secreto empresarial

Uno de los problemas a los que se enfrentan las empresas es la dificultad por identificar y clasificar adecuadamente la información que pueda llegar a ser considerada como secreto empresarial, careciendo de herramientas que faciliten la trazabilidad del mismo, o disponiendo de criterios de categorización para la clasificación que sin embargo no son objeto de aplicación efectiva.

Para solventar esta vulnerabilidad la adopción de herramientas de generación de evidencias en la creación o transmisión del secreto empresarial puede ser una medida muy aconsejable.

Especial atención requieren las medidas legales que se hayan de implantar, tanto en el entorno interno de la entidad como en el externo, a fin de garantizar un uso adecuado de los secretos empresariales propios y los de terceros.

Centrándonos en el ámbito, si bien el deber de lealtad contemplado en el art 5 ET, obliga al empleado a guardar confidencialidad sobre todo información o conocimiento al que tenga acceso por razón de la labor que le haya sido encomendada, tanto durante la vigencia de la relación laboral como concluida la misma, resulta de la mayor conveniencia que en el momento de su contratación suscriban cláusulas de confidencialidad, cuyos términos y condiciones habrá de ser adaptado al nivel de responsabilidad que asuma y al tipo de secreto empresarial que haya de conocer en función del trabajo a realizar.

Por otro lado y dado que la protección de los secretos empresariales no puede afectar a la capacidad, experiencia o conocimiento adquirido honestamente por el trabajador en el desempeño de su actividad laboral, es muy recomendable que en el momento de la contratación sea informado acerca de la política de titularidad de los derechos de propiedad industrial e intelectual a favor de la empresa de todo conocimiento o innovación que sea desarrollado en el marco de la relación laboral, o siguiendo las expresas instrucciones del empleador, firmando asimismo un clausulado que expresamente contemple dicho reconocimiento

En el proceso previo de contratación, la compañía ha de establecer unas pautas tendentes a informar al trabajador de la política de secretos empresariales en la organización y de las sanciones disciplinarias que conlleva su incumplimiento y en el momento de la salida, se ha de verificar que procede a la devolución de todo soporte, conocimiento o copia a la que hubiera tenido acceso, comprometiéndose a no realizar ningún uso a futuro y a mantener la máxima reserva sobre el mismo.

Por lo que se refiere a la relación con terceros, clientes, colaboradores, proveedores, conviene diseñar un marco contractual seguro en el proceso de intercambio o desarrollo de secretos empresariales.

Desde el punto de vista técnico, disponer de una política de seguridad en el tratamiento de la información reservada, constituye una herramienta básica de protección, si bien se han de definir distintos niveles de seguridad y establecer las medidas pertinentes para cada uno de ellos, en lo que se refiere a perfiles y control de acceso.

Es conveniente asimismo designar responsables de verificar el cumplimiento de los protocolos y medidas incorporadas, llevando a cabo las auditorías periódicas necesarias.

Por último, resaltar la necesidad de revisar el programa de compliance y establecer nuevos tipos de controles para minorar los riesgos derivados de la comisión de ilícitos civiles o penales relacionados con la gestión de los secretos empresariales en la entidad

* Mª del Rosario Echeverría, directora de Servicios Jurídicos del grupo Clarke, Modet & Co