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¿Eres el amo o el esclavo de tu productividad?
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Borja Adsuara

Menos tecnología y más pedagogía

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¿Eres el amo o el esclavo de tu productividad?

Todavía está por venir la herramienta que integre todos los datos del correo, el teléfono, la mensajería, las redes sociales, la lista de tareas y los documentos

Productividad (productivo, producción, producto, producir) provienen del verbo latino “pro + ducere”, que significa “hacer salir”, como se extrae o “hace salir” el zumo de una fruta, al exprimirlo.

Uno de los temas más importantes (y de mis preferidos) en consultoría estratégica es el de la organización del trabajo, la mejora o reingeniería de los procesos, la orientación a los resultados y, sobre todo, la evaluación de éstos. Tema que está muy unido al de la productividad y la competitividad en las empresas y, también, a la eficacia y eficiencia en las administraciones públicas.

Pero, al mismo tiempo, hay una productividad, que es la personal, que siempre me ha interesado mucho, porque el que es capaz de organizarse bien en su vida es capaz de trabajar y producir mejores resultados, tanto en una empresa como en una administración. Eso he intentado toda mi vida y, por eso, las reflexiones y conclusiones que aquí hago tienen mucho que ver con mi experiencia personal.

De la libreta al móvil

Durante muchísimos años he llevado en el bolsillo una libreta cuadriculada con espiral arriba, en la que, por delante, iba apuntando la lista de tareas por hacer (lista “to do”) de cada día -tanto profesionales como personales- y, por detrás, las listas de tareas por cada tema, y las notas e ideas que se me iban ocurriendo. Y así tengo documentada, prácticamente, toda mi vida adulta.

A mi juicio, aún falta una integración mayor y que todos los datos estén en un único repositorio (en la nube) y las distintas aplicaciones beban de él y sean interfaces para organizarlos y mostrarlos de un determinado modo

Cuando aparecieron las primeras agendas electrónicas (aún recuerdo mi primera agenda HP), intenté migrar al entorno digital, que resultaba especialmente útil en la gestión de un calendario muy cambiante, porque te evitaba estar tachando las citas que se anulaban o reprogramaban. Pero seguía usando la libreta de papel para las listas de tareas y para las notas.

Ya entonces soñábamos con un terminal digital en que estuviera todo integrado: el teléfono, el correo, la agenda de contactos, el calendario, las listas de tareas, las notas, los gastos... Y poco a poco fueron apareciendo en el mercado los primeros móviles, que ya no eran sólo teléfonos, sino verdaderos ordenadores. Pero las diferentes aplicaciones eran independientes.

Poco a poco se ha ido produciendo un proceso de integración y actualmente hay muchas aplicaciones para el móvil que interactúan y toman datos unas de otras. Pero, a mi juicio, aún falta una integración mayor y que todos los datos estén en un único repositorio (en la nube) y las distintas aplicaciones beban de él y sean interfaces para organizarlos y mostrarlos de un determinado modo.

Hay muchas y muy variadas aplicaciones de productividad y las voy probando casi todas, a medida que aparecen, leo sobre ellas o alguien me las recomienda. Me gustan especialmente y las uso intensamente: Evernote, Doit y Trello y estoy en fase de pruebas con las españolas Foulders y FacileThings, que os recomiendo. Y usándolas he llegado a estas tres conclusiones provisionales:

O, al menos, no es el fin último. El fin es la felicidad. El fin de la productividad es, por un lado, la felicidad profesional: ser más eficaz, eficiente y competitivo, tener mejores resultados en el trabajo y más beneficios. Y, sobre todo, el fin de la productividad es -o debería ser- la felicidad personal: poder conciliar la vida laboral con la vida personal o familiar.

No se trata de trabajar más horas, sino de trabajar mejor; y, por tanto, hacer más cosas en menos tiempo. Pero sin ser un esclavo del trabajo y sin que se convierta la productividad en un amo cruel y las herramientas de ayuda a la productividad en unas cadenas o instrumentos de tortura, para apretarnos las tuercas hasta un control inhumano que permita exprimirnos hasta la última gota de sudor y sangre.

A veces nos complicamos mucho la vida usando una herramienta o aplicación distinta para cada cosa. Muchas veces, porque no hay más remedio, pero otras porque nos dejamos atraer por las novedades o las modas de los últimos gadgets o aplicaciones, que son fuegos artificiales o pirotecnología. Y la mejor solución (y la más productiva) es la más sencilla, que diría Guillermo de Occam.

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Por eso, si os habéis complicado mucho y vuestros móviles parecen una granja de aplicaciones de productividad, os recomiendo que simplifiquéis vuestra vida y os quedéis con una, la más completa, aunque no sea perfecta. “Lo mejor es enemigo de lo bueno” y la curva de aprendizaje del uso de nuevas aplicaciones y el coste de usar muchas no suele compensar las mejoras.

Para ser más productivos lo más importante es saber lo que hacemos. Igual que para ahorrar y ser más eficientes con el dinero es imprescindible llevar un control de gastos, para ser más productivos, eficaces y eficientes tenemos también que llevar un control de nuestras actividades, para saber a qué dedicamos realmente nuestro tiempo.

Nos dejamos atraer por las novedades o las modas de los últimos 'gadgets' o aplicaciones, que son fuegos artificiales o 'pirotecnología'. Y la mejor solución (y la más productiva) es la más sencilla, que diría Guillermo de Occam

Por eso, cada día estoy más convencido de que la herramienta o interfaz-base, sobre la que deben correr o en la que deben integrarse las demás aplicaciones es el calendario o criterio cronológico (que, en definitiva, es el que rige nuestras vidas), que debería permitir acceder a los datos de otro modo con otros interfaces y, sobre todo, analizar y generar informes -automáticos- de nuestras actividades.

Permanezcan atentos a sus pantallas. Dicho esto, creo que todavía está por venir la herramienta que integre todos los datos de las distintas aplicaciones del móvil: el correo, el teléfono, la mensajería, las redes sociales, las listas de tareas, las notas, los documentos… y los muestre o haga accesibles a través del calendario (o interfaz cronológico). Sólo así, con una mejor gestión de nuestro tiempo, llegaremos a ser más productivos y felices.

Productividad (productivo, producción, producto, producir) provienen del verbo latino “pro + ducere”, que significa “hacer salir”, como se extrae o “hace salir” el zumo de una fruta, al exprimirlo.

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