¡Socorro! ¡Que viene un PowerPoint!

El primer PowerPoint de mi vida fue un éxito rotundo. Mi equipo se jugaba mucho en aquella presentación, así que recurrí a dos amigos para que me ayudasen a elaborarla a conciencia. El primero había estudiado en Harvard y me enseñó la técnica de las presentaciones de negocios de esta universidad. El segundo es un mago del PowerPoint y amenizó la presentación con las imágenes, animaciones y transiciones justas para lograr el impacto deseado. Y triunfamos.

El caso es que nunca he vuelto a hacer una presentación ni la mitad de buena. A menudo por falta de tiempo, la mayor parte de las veces porque me falta el conocimiento de la herramienta y otras, simplemente, porque me han flaqueado las ganas. Y tengo remordimientos. Así que cuando el otro día me topé con el titular “en el 43% de las presentaciones se cometen errores graves”, me lancé a devorarlo. Según este post, los cuatro errores más graves son incluir en la presentación frases completas e ir leyéndolas una a una (¿os suena?); que el tamaño de la letra impida leer el texto (eso, eso, hay que pensar en los que ya hemos cumplido los 40); que los colores estén mal elegidos y dificulten la lectura (¿¿¿negro sobre azul marino???); y que los gráficos sean tan farragosos que no se entiendan (salvo que esa sea la intención del orador, que a veces lo parece).

La gente usa el PowerPoint porque todo el mundo lo hace y para no tener que escribir un discurso completo

¡Vaya! Más del 90% de las presentaciones a las que he asistido en mi vida (y son muchas) cometen uno a uno estos pecados. ¿Cómo es posible? Porque las personas que han elaborado los PowerPoints no han dedicado ni cinco minutos a pensar en la audiencia a la que se dirigen. Como son unos expertos en la materia y sus ideas son tan interesantes, ¿por qué molestarse en elaborar una presentación inteligible y entretenida que se quede grabada en la mente del que la escucha? Eso supone demasiado trabajo. Y tiempo. Como consecuencia, perdemos innumerables ocasiones de tener un verdadero impacto con nuestras palabras.

Europa malgasta el tiempo (a causa del PowerPoint)

Decido que no puede ser e intento convencer a mi jefe de que mis compañeros y yo necesitamos un curso de PowerPoint para mejorar nuestras presentaciones. Y buceando por Internet en busca del curso/profesor perfecto para atender a nuestras necesidades particulares, me topo con una curiosa historia: una formación política suiza denominada Partido Anti PowerPoint. Su eslogan: ¡Hay que hacer algo ya! Su objetivo: Prohibir las presentaciones de PowerPoint. Su justificación: Europa malgasta 110.000 millones de euros al año en horas perdidas asistiendo a presentaciones.

Que la gente lo utilice mal no quiere decir que sea malo en sí mismo

Este partido se hizo famoso porque la columnista del Financial Times Lucy Kellaway se sumó a sus tesis, argumentando que el PowerPoint disminuye la calidad de las discusiones y conlleva malas decisiones. A su juicio, la gente lo usa porque todo el mundo lo hace, para no tener que escribir un discurso completo y porque les ayuda a controlar los nervios al hablar en público.

Curiosamente, la cosa no quedó ahí. Tim Harford, el conocido gurú de la economía del comportamiento, azuzó la polémica al lanzarse a defender el PowerPoint. Su argumento: que la gente lo utilice mal no quiere decir que sea malo en sí mismo. Su conclusión: muchas de las malas presentaciones en las que se utiliza PowerPoint como soporte serían malas aún sin usar esta herramienta. Su solución: llevaría muy poco tiempo mejorar estas presentaciones.

Estoy de acuerdo con Harford, excepto en el último punto: para mejorar las presentaciones hay que querer hacerlo y para eso hay que pararse a pensar en la audiencia. Y siento decir que no veo a muchas personas dispuestas a hacerlo.

Decido perseverar en mi misión. Pero encontrar un curso/profesor que nos ayude a mis compañeros y a mí a usar la herramienta como es debido es sólo el primer paso. Después habrá que mimar cada presentación: preparar con tiempo lo que queremos decir, preocuparnos por saber quiénes son las personas que nos van a escuchar, y pensar en cuál es el mejor modo de transmitir nuestros mensajes. Y, una vez que tengamos esto claro, estaremos listos para trasladarlo al PowerPoint y jugar con las imágenes, las animaciones, las transiciones…

Mi objetivo: que nadie sienta la tentación de apuntarse al Partido Anti PowerPoint después de asistir a una de mis presentaciones.