La obligatoria digitalización de los despachos de abogados

La digitalización es un fenómeno global sin punto de retorno. Desde hace unos años, en especial en los dos últimos, la transformación digital se ha normalizado y acelerado en el conjunto de la economía, los organismos públicos y la sociedad en general en todo el mundo. Las compañías han tenido que hacer frente a cambios en su modelo de gestión para adaptarse a las necesidades del mercado y a un nuevo perfil de cliente, mucho más digital y exigente.

Los despachos de abogados no son ajenos a estos cambios y deben evolucionar al mismo ritmo para continuar satisfaciendo las necesidades de sus clientes y las suyas propias. Y es que la digitalización trae consigo multitud de beneficios en su funcionamiento del día a día, destacando especialmente una mayor eficiencia. Aunque la inversión en tecnología pueda ser una barrera inicial para muchos bufetes, el retorno de dicha inversión se establece, de media, en un año. Un tiempo muy razonable si tenemos en cuenta que el 76% de los juristas afirma que la "creciente importancia de la tecnología legal" es un tema relevante, aunque solo el 28 % indica que su organización esté bien preparada en este ámbito, según el informe Herramientas Legal Tech para bufetes de abogados y departamentos legales, elaborado por Wolters Kluwer.

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Uno de los servicios que más pueden ayudar a los despachos de abogados es el uso de la nube o 'cloud'. Si pensamos en los bufetes tradicionales, imaginamos estanterías y mesas cubiertas de archivadores, libros, enciclopedias y blocs de notas que sirven de soporte en el día a día de los letrados. La transformación digital en los despachos a través del uso de la 'cloud' mejora enormemente su productividad almacenando y procesando toda esa gran cantidad de información. El uso de herramientas de software especializado en la gestión de la profesión jurídica permite a los despachos acceder a toda la información que necesitan con un solo clic. Hablamos de recursos accesibles a través de la red y desde cualquier dispositivo, que se pueden compartir con diferentes usuarios, pudiendo democratizar la información de la que se dispone. Se trata, por tanto, de una tecnología con muchas ventajas técnicas y económicas, pues además no precisa de equipo técnico propio y el acceso es posible en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La gestión documental y la creación de una base de datos única supone una gran ventaja para los despachos. La automatización de algunos procesos reporta importantes beneficios como, por ejemplo, la mejora de la productividad —se estima que un profesional pierde 20 minutos al día simplemente buscando información— y el incremento de la seguridad, tanto en la gestión como en el manejo de la documentación, pues reduce las pérdidas de datos al alojarse en servidores.

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La posibilidad de ofrecer una oficina virtual o portal de clientes para tramitar consultas rápidas, descargar documentos o agendar citas con los abogados es algo también muy valorado por los usuarios. La digitalización ha traído consigo la normalización y adaptación a estas nuevas herramientas no solo de las empresas, sino también de los clientes. Si ha aumentado el comercio a través de internet, no podemos obviar que también lo han hecho las consultas virtuales de todo tipo, incluidas las jurídicas. De hecho, según un informe de tendencias legales de Clio, el 79% de los consumidores han optado por esta modalidad de consultas jurídicas, y una de las razones que lo justifican es la inmediatez y facilidad a la hora de agendar una reunión sin importar el lugar en el que cada interlocutor se encuentre.

En el marco de la automatización y digitalización 'end to end' de tareas repetitivas, la firma electrónica ha revolucionado el sector. Según la Fundación SERES, el uso de esta aumentó un 50% desde el estallido de la pandemia y lo más probable es que continúe aumentando. Lejos quedan las reticencias a su uso por la sombra de duda sobre su validez jurídica, pues estas son legalmente válidas en la UE, tal como se define en el Reglamento de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza (eIDAS). Las razones que han impulsado el uso de este tipo de firma, más allá de las necesidades digitales, son las importantes ventajas que suponen para todas las partes, como la reducción de costos y ahorro de tiempo, disminución de riesgos al asegurar la integridad del documento, calidad de servicios y compromiso medioambiental, entre otras.

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Otra de las tendencias en el marco de la transformación de los despachos es la externalización a Legal Service Providers especializados. Los Legal Service Providers son operadores alternativos que ofrecen servicios jurídicos diferentes a los tradicionales con el objetivo de mejorar resultados y reducir los costes. Su uso está aumentando por parte de los despachos tradicionales, pero también porque así lo demandan los clientes.

En definitiva, son muchos los avances disponibles en digitalización para que los despachos de abogados se adapten a las tendencias presentes y futuras. Ser un despacho moderno, ágil y eficiente está al alcance de todos, si bien para ello es necesario que sus profesionales se formen y estén convencidos de la necesidad de implementar estas nuevas tendencias innovadoras.

* José Luis Rivas Dapena es director de Legal Software en Wolters Kluwer España.